home mail

Procesmanagement

ring processen

Met MMS-Onderwijs kunnen niet alleen processen geïnventariseerd en beschreven worden, maar is het ook mogelijk om actief aan procesmanagement te doen middels het werken met proceseigenaren, opstellen en instellen van actielijsten en het versturen van (herinnerings)berichten. Dit laatste kan ook door automatisch door het systeem gebeuren wanneer deze functie is ingesteld.

Het inzichtelijk maken van werkprocessen en de daarbij behorende taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en documenten is een van de belangrijkste meerwaarde van een kwaliteitsmanagementsysteem. In het onderwijs bestaan veel afspraken nog in de hoofden van mensen. Veel overleg is het gevolg en het wiel wordt nog vaak opnieuw uitgevonden. Zolang een school klein is en de hoeveelheid informatie en de hoeveelheid taken te overzien is, lukt dit misschien nog. Het vastleggen van en het werken met werkprocessen wordt echter steeds belangrijker. Hier wordt de basis gelegd voor integrale kwaliteitszorg; het effectief samenwerken binnen een keten waarin iedereen weet wat hij of zij moet doen het resultaat tot een succes te maken. Om het procesmanagement te ondersteunen bezit MMS-Onderwijs enkele functies waaronder de mogelijkheid om met actielijsten te werken (mijn acties) en informatie en documentatie te koppelen aan proceseigenaren.

>>> Onderaan deze pagina kunt u de schermen downloaden voor een betere leesbaarheid.

scherm organogram

Hier ziet u enkele schermen uit het systeembeheer van MMS-Onderwijs. Als u het systeem dynamisch wilt gebruiken, dan moet het systeem 'weten' wie er binnen en voor de organisatie werken en wat hun functies, taken en verantwoordelijkheden zijn. Ook gegevens als emailadres worden ingevoerd zodat bij (toekomstige) acties een mededeling of herinnnering vanuit het systeem gestuurd kan worden. Op basis van deze invoer wordt een organogram door het systeem opgesteld, worden personeelslijsten opgesteld (met foto) en kunnen autorisaties worden toegekend.

scherm actielijst

Hier ziet u het scherm 'Mijn acties' waarmee een gebruiker structurele en incidentele acties en activiteiten kan plannen en organiseren. De informatie kan op verschillende manieren getoond worden; acties vanuit een functie of een taak, periodieke (terugkerende) acties, overzichten van toekomstige of afgehandelde acties, enzovoorts. De velden kunnen aangepast worden (kleine scherm). Rechts in het scherm staan knoppen voor beheer en analyse, waarmee overzichten en grafieken gegenereerd en geprint kunnen worden.

scherm prestatie-indicatoren

Hier ziet u een scherm uit het managementdashboard (Mijn dashboard) van een schooldirecteur. Iedere gebruiker kan voor zijn of haar klas, school, stafbureau een dashboard aanmaken. Wanneer deze dashboards aan elkaar gekoppeld worden, ontstaat een krachtig instrument waarmee de uitvoering en de resultaten actueel gevolgd kunnen worden. Binnen MMS-Onderwijs moeten plannen ook geoperationaliseerd worden in kritieke succesfactoren (wat is voorwaardelijk) en in prestatie-indicatoren (hoe kunnen we de resultaten meten en met welke norm). Zo hebben plannen binnen MMS-Onderwijs niet alleen een informatieve waarde (mijn documenten), maar kunnen de activiteiten ook gepland worden (mijn acties) en de resultaten gemonitord worden (mijn dashboard).

Schermen ProcesmanagementSchermen Procesmanagement (1,86 MB)

Uitgelicht